Por Ana Cláudia Pereira Garcia*
Celebrar contratos faz parte da rotina de uma empresa. Sejam em negociações com clientes, fornecedores ou funcionários, o contrato se faz presente e necessário no mundo corporativo. E fazer o seu gerenciamento é fundamental, pois antecipa riscos, previne litígios e reduz custos.
Mas afinal, o que compreende a gestão de contratos?
A gestão de contratos nada mais é do que o monitoramento minucioso de todo o ciclo de vida do contrato, ou seja, o gerenciamento de todas as etapas: pré-contratação, contratação, execução e encerramento.
Apesar de ser importante, a gestão de contratos normalmente acaba sendo um desafio para a empresa, principalmente, se ela não tiver um fluxo de trabalho definido. Muitas vezes, a gestão fica restrita apenas ao armazenamento físico dos documentos e a falta de cuidado com o passo a passo do contrato (desde a criação até o seu encerramento ou renovação) impede a empresa de fazer um controle eficaz dos prazos. Essa deficiência corporativa acaba gerando renovações indesejadas e, consequentemente, gastos desnecessários.
A boa notícia é que, devido a tecnologia, hoje é possível que empresas de pequeno, médio e grande porte façam o monitoramento de seus contratos de forma eficiente e ágil. Ao longo dos últimos anos, surgiram no mercado diversos softwares voltados à gestão de contratos e os benefícios que estas plataformas trazem para as empresas são diversos, como, por exemplo:
- Monitoramento de todo o ciclo do contrato;
- Segurança nas informações;
- Automação de processos;
- Otimização de tempo;
- Armazenagem de documentos (GED – Gestão Eletrônica de Documentos);
- Desburocratização;
- Agilidade;
- Diminuição de custos;
- Aumento de produtividade;
- Gestão dos riscos;
Quando a gestão de contratos está ligada à tecnologia é possível que todo o ciclo seja realizado de forma eletrônica. Isso porque, além de permitir criar o documento desde o início, a maioria das plataformas também admitem que as partes envolvidas assinem o contrato através da assinatura eletrônica ou digital. Apesar de serem similares no nome, essas duas formas se diferem. Enquanto a assinatura eletrônica utiliza elementos de identificação pessoal como: número do CPF, confirmação por e-mail, palavra-chave, entre outros, a assinatura digital utiliza o certificado digital, ou seja, os métodos criptografados, que são mecanismos de segurança e privacidade, com objetivo de tornar o documento inviolável. Assim, mesmo que as partes envolvidas estejam a milhares de quilômetros de distância é possível assinar o contrato de forma rápida, sem burocracia.
A gestão de contratos é indispensável em qualquer empresa e não há dúvidas de que a organização que se preocupa com esta prática, além de ter inúmeros benefícios apresenta um diferencial perante aos seus concorrentes, independente do ramo de atuação.
*Ana Cláudia Pereira Garcia- OAB/PR 72.686- Advogada responsável pela controladoria jurídica do escritório Motta Santos & Vicentini Advogados Associados.
